Friedhofssoftware auswählen: Kriterien und Checkliste für Kommunen und Kirchengemeinden

Wann sich der Wechsel der Friedhofssoftware lohnt

Viele Friedhofsverwaltungen arbeiten noch mit Karteikarten, Excel-Listen oder älteren, lokal installierten Programmen. Ein Wechsel lohnt sich vor allem, wenn:

• der Hersteller das bisherige Verfahren nicht mehr weiterentwickelt oder abkündigt,
• Daten an mehreren Stellen gepflegt werden müssen, etwa Grabkartei, Lageplan und Buchhaltung,
• Mitarbeitende auf dem Friedhof keinen Zugriff auf aktuelle Grabdaten haben,
• Bürgerinnen, Bürger und Bestatter mehr Online-Angebote erwarten, zum Beispiel eine Grabsuche,
• die Gebührenkalkulation oder die Bescheiderstellung viel Handarbeit kostet.

1. Betriebsmodell: installiert oder im Browser

Friedhofssoftware gibt es als lokal installiertes Programm und als webbasierte Anwendung (Software as a Service/SaaS). Bei einer webbasierten Lösung übernimmt der Hersteller Betrieb, Datensicherung und Updates. Die Verwaltung braucht nur einen aktuellen Browser. Bei installierter Software liegen Server, Backups und Updates in der Verantwortung der eigenen IT.

Wichtige Fragen an den Anbieter:

• Wo werden die Daten gespeichert? Ein Rechenzentrum in Deutschland erleichtert die Datenschutzbewertung.
• Wird ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) nach DSGVO angeboten?
• Welche Vertragsformen sind möglich? Für öffentliche Auftraggeber sind die EVB-IT-Vertragsmuster verbreitet, für Cloud-Leistungen die EVB-IT Cloud.
• Wie werden Zugänge geschützt, zum Beispiel durch Zwei-Faktor-Anmeldung?

2. Funktionsumfang für den Verwaltungsalltag

Die Kernaufgaben einer Friedhofsverwaltung sind bei allen Trägern ähnlich. Eine Friedhofssoftware sollte mindestens diese Bereiche abdecken:

• Grabverwaltung: Grabstätten, Nutzungsrechte, Verstorbene, Ruhezeiten und Fristen
• Gebühren und Bescheide: Gebührenkatalog nach eigener Satzung, Bescheide, Rechnungen, Sollstellungen
• Termine: Bestattungen, Trauerfeiern und Arbeitsaufträge
• Dokumente: Vorlagen im eigenen Erscheinungsbild und Archivierung des Schriftverkehrs
• Auswertungen: Belegung, freie Flächen, Fälligkeiten und Statistiken

Je nach Träger kommen weitere Module hinzu, etwa Grabpflege und Dauergrabpflege, Legate und Stiftungen, Friedhofsunterhaltungsgebühren, Baumkataster oder die Dokumentation der Standsicherheitsprüfung von Grabmalen. Sinnvoll ist ein modularer Aufbau: Die Verwaltung bucht nur, was sie braucht, und kann später erweitern.

3. Mobile Nutzung auf dem Friedhof

Viele Arbeiten finden direkt auf dem Friedhof statt: Grabkontrollen, Auskünfte an Angehörige oder die Erfassung von Mängeln. Prüfen Sie, ob die Software auf Tablet und Smartphone nutzbar ist und ob unterwegs erfasste Daten, etwa Fotos oder Mängel, sofort in der Verwaltung ankommen.

4. Digitaler Friedhofsplan und GIS

Ein digitaler Friedhofsplan zeigt Grabstätten, Wege und Flächen georeferenziert und verbindet sie mit den Verwaltungsdaten. Er hilft bei der Belegungsplanung, bei Auskünften und bei der Planung von Pflegearbeiten. Wichtige Kriterien:

• Ist der Plan in die Verwaltungssoftware integriert oder ein separates GIS-Programm?
• Können vorhandene Pläne übernommen werden, zum Beispiel als Shape-Dateien?
• Lassen sich Luftbilder oder WMS-Dienste als Hintergrund einbinden?
• Ist die Bedienung ohne CAD- oder GIS-Kenntnisse möglich?

5. Online-Angebote für Bürger und Bestatter

Immer mehr Friedhofsträger bieten digitale Dienste an: eine Grabsuche auf der eigenen Website, eine Navigation zum Grab auf dem Smartphone oder Online-Terminanfragen für Bestatter. Achten Sie darauf, dass nur datenschutzrechtlich zulässige Informationen öffentlich sichtbar sind und dass sich Rechte je nach Nutzergruppe steuern lassen.

6. Schnittstellen zu Buchhaltung und Dokumentenmanagement

Gebührenbescheide müssen in die Finanzbuchhaltung übernommen werden. Fragen Sie, zu welchen Verfahren es fertige Schnittstellen gibt, zum Beispiel DATEV, INFOMA, SAP oder H&H, und ob diese Schnittstellen im Preis enthalten sind. Ebenso wichtig sind die Anbindung an ein Dokumentenmanagementsystem, etwa über den CMIS-Standard, und Exporte für eigene Auswertungen.

7. Datenübernahme und Einführung

Der Wechsel steht und fällt mit der Übernahme der Altdaten. Klären Sie vor der Entscheidung:

• Übernimmt der Anbieter die Daten aus dem bisherigen Verfahren, auch von anderen Herstellern?
• Wie lange dauert die Einführung typischerweise?
• Werden Formularvorlagen und Gebührenkatalog vorab eingerichtet?
• Welche Schulungen gibt es, vor Ort und online?
• Wie ist der Support erreichbar: telefonisch, per E‑Mail, per Fernwartung? Zu welchen Zeiten?

8. Kosten und Preismodell

Die Preise für Friedhofssoftware hängen stark von Größe und Umfang ab. Übliche Preisfaktoren sind:

• die Zahl der verwalteten Grabstätten oder Friedhöfe,
• die Zahl der Nutzer beziehungsweise Arbeitsplätze,
• zusätzlich gebuchte Module, zum Beispiel Friedhofsplan, Online-Dienste oder Schnittstellen,
• einmalige Kosten für Einrichtung, Datenübernahme und Schulung.

Vergleichen Sie Angebote über mehrere Jahre und fragen Sie, welche Leistungen in der laufenden Gebühr enthalten sind, zum Beispiel Updates, Support und Datensicherung.

9. Checkliste zur Auswahl einer Friedhofssoftware

Häufige Fragen

Über den Autor: Dieser Ratgeber wurde von Christian Hintze, Geschäftsführer der HADES Software GmbH aus Rheine, erstellt. Christian Hintze berät Kunden seit 2010 bei der Auswahl der geeigneten Friedhofsverwaltungssoftware und ist Spezialist für Gebührenkalkulationen.